第一章
总则
第一条 为进一步加强和规范对各类会议的管理，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，根据中央和省委有关文件精神，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称会议，适用于以学院名义召开的各类会议，以及以会议为主要形式的活动（含研讨会、论坛、庆典等）。
第三条 本着精简高效、厉行节约原则，严控会议数量、规模和会期，可开可不开的会议尽量不开，议题相近的会议尽量合并召开。前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不再召开协调会；能以文件、电话、办公自动化形式部署工作的，原则上不再召开会议。提倡开短会、讲短话，提高会议效率和质量。未经学院批准，不得召开表彰类、庆典类会议；严格控制座谈会、经验交流类会议。严格控制会议会期、规模，全院性大会一般应在校内召开。在校内召开的一般性会议，原则上会场不摆鲜花、不上水果、不设茶歇，不印制高档会议材料。
第二章
会议审批
第四条 会议牵头部门需在每周五将下一周会议安排提请分管领导审批同意后，由分管领导填写入周计划安排，党政办公室收集周计划并统筹安排。
第五条 全院性大会由学院决定召开，由牵头部门成立会务工作组，制定会议组织方案，经上级有关部门或学院审批后按期召开。
第六条 院长办公会议、党委专题会议、党委会议的议题，须由提出议题的相关部门于会议召开前两天将院领导审签同意的纸质版议题审批单及有关材料交至党政办公室，并将电子版材料发至党政办公室邮箱。党政办公室收集、整理各部门相关议题资料，并至少提前一天分发予相关人员。
第七条 学院领导主持的系统工作会议、专题工作会议由牵头部门提出，经分管院领导同意，向党政办公室报备后召开。
第八条 学院承办的各类会议由有关部门提出并拟定筹备方案，经分管院领导审核同意，向党政办公室报备后召开；重大会议由分管院领导同意后，需报学院主要领导批准、党政办公室报备后召开。
第九条 系统临时性会议经分管院领导或联系院领导同意、党政办公室协调后召开，会议牵头部门按照会议要求通知参会人员召开时间、地点、主题及会议内容。全院临时性会议经学院主要领导批准后召开，党政办公室按要求通知参会人员召开时间、地点、主题及会议内容。
第十条 若多个会议合并召开或一个会议的议题涉及到多个部门的工作，相关部门在会前应充分协商。
第十一条 会议规模及参加人数，由牵头部门确定，党政办公室统一分配会场。未经学院领导同意，任何部门或个人不得随意打乱或更改会议计划。如特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，牵头部门应提前报党政办公室调整会议计划。会议牵头部门应坚持部门会议服从学院会议，局部服从整体的原则。
第三章
会议组织
第十二条 学院会议室由党政办公室统一管理、安排使用。如遇特殊情况，由党政办公室另行安排。
第十三条 党政办公室按照“二级部门（单位）会议服从院级会议，先定先使用”的原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。
第十四条 学院全体性会议由主办部门负责会场布置并按照会议管理有关要求，规范做好会务准备，制发会议通知、拟定会议议程、准备会议材料、做好签到等工作。
第十五条 党委会议、党委专题会议、院长办公会议由党政办公室负责准备和组织。已确定的党委会议、党委专题会议和院长办公会议议题，提出议题部门要认真做好材料准备工作。会议汇报人员应为各部门（单位）主要负责人，如有特殊情况可由副职代为汇报。
第十六条 各系统工作会议或其他专题工作会议由牵头部门做好会前准备工作并在会议过程中设专人记录，整理会议相关资料（包括会议签到、会议纪要、影像资料、会议材料等）。
第十七条 会议室照明、空调、设备的使用由牵头部门负责，使用时要爱护各种设施。会议结束后由牵头部门负责清理会场卫生，关好门窗、空调、电脑等设备。
第十八条 会议牵头部门在组织会议时，必须加强安全意识，做好安全防范工作。保卫处负责学院重要会议和活动的安全保卫与秩序维护。
第十九条 会议牵头部门应在会议结束后进行总结，及时整理会议材料、会议记录、纪要、简报、照片、录音录像、领导讲话材料等，并于会议结束后一周内报党政办公室存档。
第二十条 会议形成的决议或议定事项需要各二级单位贯彻执行的，会议牵头部门应编制会议纪要、简报等，经会议主持人阅签后及时印发。
第四章
会议纪律
第二十一条 学院各级各类会议要遵守国家的法律法规和方针政策。
第二十二条 参会人员必须按时参加会议，严禁与会人员无故缺席、迟到、早退，有特殊情况不能参会人员需提前跟会议主持人请假，并指派其他人员听会，同时将请假情况及替会人员报党政办公室。进入会场前，所有参会人员需将手机以及电子设备调成静音模式，在会议过程中需保持会场安静。
第二十三条 学院会议内容一般以印发会议纪要、下发相关文件资料的形式公开，或由学院新闻媒体进行报道。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，与会人员要按会议要求保守秘密，不得对外泄露。
第二十四条 经会议议定的事项，各部门须认真贯彻执行，不得以任何借口推诿或拖延，确因客观原因无法执行或完成的，应向分管院领导说明情况，并提出建议。
第二十五条 党政办公室负责学院会议决策和重大工作执行情况的督查督办。会议决策和部署的执行情况作为年终目标管理考核和评优的重要依据。
第五章
附则
第二十六条 本办法自印发之日起执行。
第二十七条 本办法由党政办公室负责解释。
